Đã Đến Lúc Doanh Nghiệp Có Phần Mềm Riêng?

1. Excel và phần mềm đóng gói có thể trở thành điểm nghẽn như thế nào?

1.1. Quản lý dữ liệu bằng Excel

Excel vẫn là một công cụ hữu ích đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi số lượng dữ liệu và người sử dụng tăng lên, việc quản lý hoàn toàn bằng bảng tính có thể phát sinh nhiều hạn chế.

Một số vấn đề thường gặp gồm:

• Nhiều phiên bản file cùng tồn tại.

• Dữ liệu dễ bị nhập sai hoặc ghi đè.

• Khó kiểm soát lịch sử chỉnh sửa.

• Phân quyền truy cập hạn chế.

• Khó tự động hóa các quy trình liên phòng ban.

• Việc tổng hợp báo cáo phụ thuộc vào thao tác của nhân viên.

Thay vì loại bỏ Excel hoàn toàn, doanh nghiệp có thể xác định những quy trình nào thực sự cần được số hóa và tự động hóa bằng một hệ thống chuyên biệt.

1.2. Phần mềm đóng gói không hoàn toàn phù hợp với mọi doanh nghiệp

Phần mềm thương mại có sẵn có ưu điểm là triển khai nhanh và cung cấp nhiều chức năng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có quy trình đặc thù có thể gặp một số hạn chế:

• Một số tính năng không sử dụng đến.

• Quy trình của doanh nghiệp phải thay đổi để phù hợp với phần mềm.

• Khó tùy chỉnh sâu đối với một số nghiệp vụ đặc thù.

• Chi phí có thể tăng khi mở rộng số lượng người dùng hoặc tính năng.

• Khả năng tích hợp với hệ thống nội bộ có thể bị giới hạn.

Vì vậy, trước khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp nên xác định rõ vấn đề cần giải quyết, quy trình cần số hóa và phạm vi chức năng thực sự cần thiết.

2. Viết phần mềm theo yêu cầu là gì?

Viết phần mềm theo yêu cầu là quá trình phân tích, thiết kế và phát triển một hệ thống phần mềm dựa trên nhu cầu, quy trình và nghiệp vụ cụ thể của từng doanh nghiệp.

Thay vì sử dụng một hệ thống giống nhau cho tất cả doanh nghiệp, phần mềm được xây dựng theo những yêu cầu đã được thống nhất từ đầu.

Một dự án phần mềm theo yêu cầu thường bao gồm:

Phân tích nhu cầu → Thiết kế quy trình → Thiết kế giao diện → Lập trình → Kiểm thử → Triển khai → Bàn giao và bảo trì.

Điểm quan trọng của phương pháp này không nằm ở việc tạo ra thật nhiều tính năng, mà là xây dựng đúng những chức năng doanh nghiệp thực sự cần sử dụng.

3. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm theo yêu cầu?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng một phần mềm riêng. Tuy nhiên, việc tiếp tục sử dụng Excel hoặc nhiều công cụ rời rạc có thể trở thành vấn đề khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển.

Một số dấu hiệu thường gặp:

• Dữ liệu khách hàng, đơn hàng hoặc công việc được lưu trên nhiều file Excel khác nhau.

• Nhân viên phải nhập cùng một thông tin nhiều lần ở nhiều hệ thống.

• Khó kiểm soát người được phép xem, chỉnh sửa hoặc xuất dữ liệu.

• Quy trình phê duyệt vẫn phụ thuộc vào tin nhắn, email hoặc trao đổi thủ công.

• Khó theo dõi lịch sử xử lý của từng khách hàng hoặc đơn hàng.

• Doanh nghiệp phải sử dụng nhiều phần mềm khác nhau nhưng các hệ thống không kết nối với nhau.

• Phần mềm đang sử dụng có nhiều tính năng nhưng lại thiếu chức năng đặc thù cần thiết.

• Việc tổng hợp báo cáo mất nhiều thời gian và phụ thuộc vào thao tác thủ công.

Trong những trường hợp này, doanh nghiệp có thể cân nhắc phần mềm theo yêu cầu để chuẩn hóa dữ liệu và tự động hóa những công việc có tính lặp lại.

4. Lợi ích của việc phát triển phần mềm theo yêu cầu

4.1. Phù hợp với quy trình vận hành thực tế

Phần mềm được thiết kế dựa trên quy trình hiện tại của doanh nghiệp. Các bước xử lý, biểu mẫu, quyền truy cập và luồng phê duyệt có thể được xây dựng theo nghiệp vụ cụ thể.

4.2. Tự động hóa các công việc lặp lại

Các thao tác nhập liệu, cập nhật trạng thái, gửi thông báo, phân công công việc hoặc tổng hợp báo cáo có thể được tự động hóa tùy theo yêu cầu của hệ thống.

Điều này giúp giảm số lượng thao tác thủ công và hạn chế những sai sót phát sinh trong quá trình nhập và xử lý dữ liệu.

4.3. Tập trung dữ liệu

Thay vì lưu thông tin trên nhiều file và công cụ khác nhau, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống dữ liệu tập trung.

Nhân viên được phân quyền theo vai trò và chỉ có thể truy cập những dữ liệu hoặc chức năng được cấp phép.

4.4. Có khả năng mở rộng

Một hệ thống phần mềm theo yêu cầu có thể được phát triển theo từng giai đoạn.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu với một MVP (Minimum Viable Product) gồm những chức năng quan trọng nhất, sau đó tiếp tục mở rộng khi quy trình và nhu cầu đã được xác định rõ hơn.

4.5. Chủ động hơn về hệ thống

Tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng, doanh nghiệp có thể nhận bàn giao mã nguồn, tài liệu kỹ thuật, tài khoản quản trị và các thành phần liên quan đến hệ thống.

Điều này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý và phát triển phần mềm về lâu dài.

5. Các giải pháp phần mềm theo yêu cầu tại Unitrux

Tùy vào lĩnh vực và quy trình vận hành, Unitrux có thể phát triển các hệ thống phần mềm phục vụ nhiều nhu cầu khác nhau.

5.1. Phần mềm CRM và quản lý khách hàng

Hệ thống CRM giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu khách hàng, quản lý lead, theo dõi lịch sử tương tác, cơ hội bán hàng và quá trình chăm sóc khách hàng.

Các chức năng có thể được xây dựng theo quy trình riêng của doanh nghiệp.

5.2. Hệ thống Booking và đặt lịch

Phù hợp với các mô hình như:

• Spa

• Salon

• Studio

• Phòng khám

• Trung tâm đào tạo

• Dịch vụ tư vấn

Hệ thống có thể hỗ trợ quản lý lịch trống, đặt lịch, xác nhận lịch hẹn, nhắc lịch và quản lý thông tin khách hàng.

5.3. Phần mềm quản lý công việc và phân quyền

Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản lý nhiệm vụ, giao việc, theo dõi tiến độ và phân quyền theo phòng ban hoặc vai trò.

5.4. Hệ thống quản lý dữ liệu và báo cáo

Dữ liệu từ nhiều quy trình có thể được tập trung vào một hệ thống để hỗ trợ tra cứu, theo dõi và xây dựng báo cáo theo nhu cầu quản trị.

5.5. Phần mềm quản lý nghiệp vụ riêng

Đối với những doanh nghiệp có quy trình đặc thù mà phần mềm có sẵn chưa đáp ứng được, phát triển phần mềm theo yêu cầu có thể được sử dụng để xây dựng các chức năng riêng theo nghiệp vụ thực tế.

6. Quy trình viết phần mềm theo yêu cầu tại Unitrux

Để hạn chế việc phát triển những tính năng không cần thiết, Unitrux xây dựng quy trình triển khai theo từng bước rõ ràng.

Bước 1: Khảo sát hiện trạng

Đội ngũ phân tích tìm hiểu cách doanh nghiệp đang vận hành, các công cụ đang sử dụng và những vấn đề cần giải quyết.

Mục tiêu là xác định chính xác điểm nghẽn của quy trình trước khi đề xuất giải pháp.

Bước 2: Phân tích và xây dựng bản đồ quy trình

Các bước xử lý, dữ liệu đầu vào - đầu ra, người phụ trách và điểm giao tiếp giữa các bộ phận được trực quan hóa.

Từ đó xác định những công đoạn có thể số hóa hoặc tự động hóa.

Bước 3: Xác định phạm vi MVP

Không nhất thiết phải xây dựng toàn bộ hệ thống ngay từ đầu.

Unitrux cùng doanh nghiệp xác định nhóm tính năng cần thiết để đưa hệ thống vào sử dụng trong giai đoạn đầu, từ đó kiểm chứng giải pháp trên quy trình thực tế.

Bước 4: Thiết kế và phát triển

Đội ngũ thực hiện thiết kế giao diện, xây dựng prototype và phát triển phần mềm theo phạm vi đã thống nhất.

Doanh nghiệp có thể tham gia kiểm tra và phản hồi trong quá trình phát triển.

Bước 5: Kiểm thử, triển khai và bàn giao

Sau khi hoàn thiện, hệ thống được kiểm thử trước khi triển khai.

Tùy theo thỏa thuận dự án, Unitrux thực hiện bàn giao phần mềm, mã nguồn, tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng cho doanh nghiệp.

7. MVP phần mềm theo yêu cầu: Bắt đầu nhỏ để kiểm chứng hiệu quả

Một trong những cách tiếp cận phù hợp với doanh nghiệp chưa muốn đầu tư toàn bộ ngân sách ngay từ đầu là xây dựng MVP phần mềm.

Thay vì phát triển một hệ thống lớn với hàng chục tính năng, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một phiên bản tập trung vào vấn đề quan trọng nhất.

Ví dụ:

Hiện trạng: Nhân viên quản lý khách hàng bằng nhiều file Excel.

MVP: Xây dựng hệ thống CRM tập trung với các chức năng:

• Quản lý thông tin khách hàng.

• Phân loại khách hàng.

• Theo dõi trạng thái lead.

• Ghi nhận lịch sử chăm sóc.

• Phân quyền nhân viên.

• Dashboard báo cáo cơ bản.

Sau khi hệ thống được đưa vào vận hành và doanh nghiệp xác định được nhu cầu tiếp theo, các tính năng mới có thể được phát triển ở những giai đoạn sau.

8. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi thuê đơn vị viết phần mềm?

Trước khi bắt đầu dự án, doanh nghiệp nên xác định một số nội dung cơ bản:

1. Vấn đề hiện tại cần giải quyết là gì?

2. Quy trình nào đang mất nhiều thời gian nhất?

3. Những bộ phận nào sẽ sử dụng hệ thống?

4. Dữ liệu hiện tại đang được lưu ở đâu?

5. Những chức năng nào bắt buộc phải có?

6. Những chức năng nào có thể phát triển ở giai đoạn sau?

7. Doanh nghiệp cần tích hợp với hệ thống nào khác?

8. Ai sẽ là người phụ trách dự án phía doanh nghiệp?

9. Yêu cầu về phân quyền và bảo mật dữ liệu như thế nào?

10. Doanh nghiệp cần bàn giao những tài liệu và tài sản kỹ thuật nào sau dự án?

Việc trả lời rõ những câu hỏi này giúp phạm vi dự án được xác định ngay từ đầu và hạn chế phát sinh không cần thiết trong quá trình phát triển.

9. Vì sao nên lựa chọn Unitrux cho dự án phần mềm theo yêu cầu?

Unitrux tập trung vào việc xây dựng giải pháp dựa trên quy trình và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp thay vì áp dụng một mô hình phần mềm giống nhau cho mọi khách hàng.

Các dự án có thể được tiếp cận theo hướng:

• Phân tích quy trình trước khi lập trình.

• Ưu tiên các vấn đề có tác động trực tiếp đến vận hành.

• Xây dựng MVP trước khi mở rộng.

• Thiết kế giao diện dựa trên người sử dụng thực tế.

• Có khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có theo phạm vi dự án.

• Bàn giao mã nguồn và tài liệu theo thỏa thuận giữa hai bên.

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc giữa việc tiếp tục quản lý thủ công, sử dụng phần mềm có sẵn hoặc phát triển phần mềm theo yêu cầu, bước đầu tiên nên là xác định rõ vấn đề cần giải quyết trước khi lựa chọn công nghệ.

10. Bắt đầu số hóa quy trình doanh nghiệp cùng Unitrux

Một hệ thống phần mềm hiệu quả không nhất thiết phải bắt đầu bằng hàng chục tính năng. Quan trọng hơn là hệ thống đó phải giải quyết đúng vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý dữ liệu, khách hàng, đơn hàng, lịch hẹn hoặc quy trình nội bộ, Unitrux có thể cùng bạn khảo sát hiện trạng và xác định hướng xây dựng giải pháp phù hợp.

Đăng ký tư vấn để trao đổi về nhu cầu phát triển phần mềm theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Zalo tư vấn: 0364 750 316